Creëer meer mobiliteit door te stoppen met takenpakketten

Zet een fris, enthousiast en nieuw team van mensen bij elkaar en ze zullen elkaar vragen: ‘Hoe kan ik je helpen?’. Zet een verzuurd, ingedut en verstard team bij elkaar en ze vragen elkaar: ‘Moet ik jou helpen?’. Het eerste team is op zoek naar mogelijkheden om elkaar bij te staan en is sterk bereid om te helpen. Het tweede team vindt elk stapje extra een stapje teveel. Als u zo’n team zijn gang laat gaan ontstaat er vanzelf rattengedrag: medewerkers gaan konkelen, bedriegen en liegen. Welkom in het riool.

De belangrijkste oorzaak van dit soort gedrag? Takenpakketten. Takenpakketten zijn lijstjes van dingen die medewerkers wel (en niet) moeten doen. Een secretaresse gaat over de ‘inkoop van facilitaire zaken’, de beleidsmedewerker ‘stelt beleidsaanbevelingen op’ en het afdelingshoofd ‘zorgt voor het totaaloverzicht’. En dus krijgt een beleidsmedewerker die gekleurde paperclips wil gebruiken ruzie met de secretaresse (‘we kopen hier altijd neutrale paperclips’). En de secretaresse die een voorstel doet tijdens een vergadering krijgt een snauw van de beleidsmedewerker dat ze gewoon haar notulen moet maken (‘voorstellen doen is mijn werk, doe jij het jouwe nou maar’). En het afdelingshoofd hamert er bij iedereen op dat ‘de afdeling communicatie / personeelszaken / juridische zaken daar nou eenmaal beleid op heeft geformuleerd en we die lijn volgen’.

U voelt al aan: dat leidt tot knap ingewikkelde situaties met veel gedoe. En bovenal: elke vorm van initiatief wordt vroegtijdig de kop ingedrukt. Kan dat niet simpeler? Uiteraard. Gooi die takenpakketten overboord. Ga bij een volgend project eens aan de slag zonder vooraf vaststaande hiërarchie. Geef leden van een team een gezamenlijke taak en laat het leiderschap ontstaan door hen samen aan die taak te laten werken op de manier die het beste past bij het team. Daarmee zorg je voor een veel betere mobiliteit binnen je bedrijf.

Klinkt dit als een utopie? Bij het Amerikaanse bedrijf Gore is het praktijk. Gore is onder meer producent van Gore-Tex, een geliefd onderdeel van allerhande buitensportartikelen. Het houdt u warm en droog in weer en wind. Maar ook hun medewerkers blijven door de simpele manier van werken goed beschermd: Gore staat al jaren hoog in de lijst van werkgevers waar mensen graag voor werken.

Bij Gore zijn er geen taakomschrijvingen. Iedereen heeft de functie van ‘associate’. Vergaderen doe je alleen als mensen dat nodig vinden, en projecten start je als je genoeg mensen hebt gevonden die er met jou in geloven. En je zorgt ervoor dat projectteams altijd klein blijven, zodat je altijd de ‘hoe kan ik je helpen’-mentaliteit bewaart.

Ik begrijp dat het voorbeeld van Gore heel simpel klinkt, maar dat zo’n omslag zeker voor grote organisaties heel moeilijk is om in de praktijk te brengen. En deze manier van werken past ook niet bij iedere medewerker. Sommige mensen gedijen nu eenmaal beter bij strakke aansturing. Maar als u merkt dat u in uw organisatie heel veel omschreven takenpakketten heeft en er een ‘moet-ik-jou-helpen’-mentaliteit heerst, start dan eens een experiment met een team rondom een nieuw project. Laat het team zelf het doel bepalen en laat het leiderschap vanzelf ontstaan. Dat klinkt toch best simpel?

Richard Engelfriet, Auteur van De Succesillusie en  columnist van het AD.